Nadat jouw organisatie een visie op vrijwilligerswerk heeft vormgegeven, kan dit worden omgezet in beleid. Dit beleid is een overzicht van afspraken en procedures die van toepassing zijn op de vrijwilligers in jouw organisatie. In de Juist-Doen Werkset vind je een template die als basis kan dienen voor jouw vrijwilligersbeleid.

In het vrijwilligersbeleid wordt allereerst vastgelegd of de vrijwilliger taken uitvoert om organisatiedoelen te realiseren of dat de behoefte van de vrijwilliger leidend is voor de inzet van vrijwilligers. Vaak is het eerste het geval.

Het volgende dat aan bod komt is de positie van vrijwilligers binnen jouw organisatie en de relatie tot de betaalde krachten. Welke functies worden door vrijwilligers uitgevoerd en welke niet (organigram)? Welke invloed hebben vrijwilligers op het algemene beleid? Aan welke huisregels dienen vrijwilligers zich te houden? Wie begeleidt de vrijwilligers? Welke rechten en plichten hebben vrijwilligers binnen de organisatie? Wordt er gewerkt met een vrijwilligersovereenkomst?

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn het volgende onderdeel van het vrijwilligersbeleid. Deze worden per niveau of functie beschreven. Hoeveel inzet in uren verwachten we en hoe maken we die verwachtingen duidelijk? Wat zijn de consequenties als de vrijwilliger niet aan zijn of haar verantwoordelijkheden kan voldoen?

Hoe vrijwilligers worden geworven is het volgende onderdeel van het beleid. Hierin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de werving. Welke selectiecriteria zijn er? Hoe vindt de selectie plaats en wie doet dit? Hoe worden sollicitanten geïnformeerd over aanname of afwijzing?

Vervolgens komt aan bod hoe de vrijwilligers worden ingewerkt en begeleid. Wie doet de inwerking en begeleiding? Is er een inwerkprogramma en hoe ziet dat eruit? Is er een proefperiode? Vinden er periodiek evaluatie- en begeleidingsgesprekken plaats? Waar moeten de begeleiders aan voldoen?

Ook wordt vastgelegd hoe afscheid wordt genomen van een vrijwilliger wanneer deze bij de organisatie vertrekt en wat de relatie tussen organisatie en vrijwilligers dan is. Oud-vrijwilligers kunnen een belangrijke rol spelen als ambassadeur van de organisatie.

Vrijwilligers worden dan wel niet betaald in de vorm van loon, maar er kan wel degelijk sprake zijn van een beloning. Hoe hiermee om wordt gegaan komt eveneens in het vrijwilligersbeleid naar voren. Worden er bijvoorbeeld vrijwilligersvergoedingen betaald? Is er een mogelijkheid tot scholing? Hoe wordt dat vormgegeven? Zijn er beloningen voor jubilarissen? Zo ja, op welke manier wordt er dan beloond?

Het is erg belangrijk om vrijwilligers te betrekken bij de organisatie. Vanwege motivatie maar ook omdat zij ambassadeurs van jouw organisatie zijn. Goede informatievoorziening is daarom belangrijk. In het beleid neem je op hoe deze informatievoorziening plaatsvindt en wie er verantwoordelijk voor is.

Tot slot worden er een aantal bepalingen opgenomen met betrekking tot ‘arbeidsvoorwaarden’. Worden er onkostenvergoedingen betaald? Zo ja, voor welke kosten? Is er een vrijwilligersverzekering, een WA-verzekering, een ongevallenverzekering en/of een bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten? Hoe wordt omgegaan met arbeidsomstandigheden?

Tezamen vormt dit het vrijwilligersbeleid. Dit is altijd aan verandering onderhevig. Evalueer het beleid dus regelmatig en pas indien nodig aan.

Meer informatie over onze concrete diensten vind je in de folder Vrijwilligerswerk