Voordat je een project kunt starten moet het ontwikkeld worden. Het ontwikkelen van het proces is het denkwerk voorafgaand aan het schrijven van een projectplan. Om tot een goed project te komen doorloop je drie fases. Dit zijn:

1. De ideefase
2. De analysefase
3. De ontwerpfase

Ideefase

Het ontwikkelen van een project begint met een idee van iemand binnen of buiten de organisatie. Wanneer jullie enthousiast zijn over het idee is het goed om het idee op hoofdlijnen op papier te zetten. Daarbij dien je antwoord te geven op een aantal vragen.

• Wat willen we gaan doen?
• Wat is de doelgroep?
• Wat is het verwachte resultaat?
• Waarom willen we dit doen?
• Wat is er nodig om het verwachte resultaat te behalen?

Deze zaken zet je op papier op basis van aannames en onderbuikgevoelens. Wanneer je actief bezig bent binnen jouw maatschappelijke thema ga je merken dat veel van de aannames kloppen.

Analysefase

Toch is het goed om te toetsen of hetgeen je in de ideefase hebt omschreven ook waar is en welke factoren er nog meer een rol spelen bij het realiseren van het project. Maar eerst is het zaak om te toetsen of het idee past binnen de missie, visie en doelstellingen van jouw organisatie. Is dit niet het geval, dan kan het projectplan nog zo goed en mooi zijn, maar dan is jouw organisatie niet aangewezen om het project uit te voeren.

Past het wel in binnen de missie en visie dan kan verder worden gegaan met de analysefase. Het is raadzaam om een interne-, externe- en SWOT-analyse te maken.

De externe analyse geeft je bijvoorbeeld inzicht in de wenselijkheid van het project bij je afnemers en/of klanten. Ook laat het zien of er andere organisaties zijn die al soortgelijke projecten uitvoeren. Daarnaast toont het eventuele wettelijke beperkingen.

De interne analyse geeft inzicht in de staat van je eigen organisatie en daarmee in hoeverre het in staat is het project uit te voeren.

Door de belangrijkste bevindingen uit je interne en externe analyse tegen elkaar af te zetten in een SWOT-analyse kom je tot een aantal kansen en bedreigingen die van toepassing zijn op het project. Binnen het definitieve project moet je aangeven hoe je hier mee om gaat.

Ontwerpfase

Tijdens de ontwerpfase wordt het oorspronkelijke idee aangepast op de bevindingen uit de analysefase. De uitkomst van deze fase is de basis van het projectplan. In deze fase beschrijf je de volgende zaken:

• Welke activiteiten worden er uitgevoerd?
• Welke doelen worden hiermee behaald (SMART geformuleerd)?
• Waarom is het belangrijk om deze doelen te behalen?
• Wat is de doelgroep?
• Hoe ziet de projectorganisatie er uit? Wie gaat wat doen?
• Wat zijn de globale kosten?
• Wat is de globale planning?
• Met welke partijen wordt samengewerkt?
• Wie is voor wat verantwoordelijk?
• Wie zijn potentiele financiers?

Wanneer dit alles helder is heb je de basis voor je projectplan. Toch is het raadzaam om je project nogmaals te toetsen bij alle betrokken partijen en personen. Leg het projectontwerp voor aan de doelgroep, potentiele financiers, samenwerkingspartners, etc. Presenteer je projectontwerp en ga hierover in discussie. Je zal merken dat al deze partijen met suggesties en inzichten komen die je project sterker maken. Je ontwerp wordt dan ook constant aangepast. Wanneer je alle belangrijke betrokkenen hebt gesproken kun je overgaan tot het schrijven van het uiteindelijke projectplan.

Meer informatie over onze concrete diensten vind je in de folder Projecten