Onherroepelijk komt de tijd, na een lange of korte periode, dat afscheid wordt genomen van de vrijwilliger. Voer in deze gevallen altijd een exitgesprek. Bespreek hierbij de ervaringen van de vrijwilliger. Hoe heeft hij of zij de sfeer, begeleiding en manier van werken binnen de organisatie ervaren? Dit kan waardevolle informatie opleveren waarop vrijwilligersbeleid kan worden aangepast.

Wanneer een vrijwilliger aangeeft te willen stoppen, bespreek dan de termijn waarop dat gaat gebeuren en hoe en aan wie de werkzaamheden worden overgedragen. Wanneer een nieuwe vrijwilliger voor de functie moet worden geworven is het wenselijk dat de vertrekkende persoon zijn of haar kennis nog aan deze nieuwe persoon kan overdragen. Bespreek ook hoe er afscheid wordt genomen (bijvoorbeeld een borrel met collega’s).

Vraag aan vertrekkende vrijwilligers of ze onderdeel willen worden van een alumninetwerk. Hiermee kan de betrokkenheid van de persoon bij de organisatie worden gecontinueerd en kan in het geval er specifieke vragen zijn incidenteel een beroep op hen worden gedaan.

Soms is de organisatie genoodzaakt om de samenwerking met een vrijwilliger te beëindigen. Bijvoorbeeld omdat ze niet functioneren en daardoor een te grote belasting voor de organisatie worden. Wanneer de organisatie het initiatief neemt tot beëindiging van de samenwerking wordt dit de vrijwilliger meegedeeld tijdens een slechtnieuwsgesprek. Bij een goede begeleiding is tijdens begeleidingsgesprekken al stil gestaan bij het disfunctioneren van de vrijwilliger. Het nieuws komt in dit geval niet uit de lucht vallen.

Zorg ervoor dat het slechte nieuws zo snel mogelijk tijdens het gesprek wordt meegedeeld. Geef aan waarom dit besluit is genomen en dat het gedragen wordt door de organisatie. Geef de vrijwilliger vervolgens ruimte voor emotie en reactie. Vervolgens kan worden gekeken hoe de vrijwilliger nog kan worden geholpen, bijvoorbeeld door middel van ondersteuning bij het vinden van ander vrijwilligerswerk. Tot slot worden concrete afspraken gemaakt met betrekking tot het beëindigen van de werkzaamheden.

Meer informatie over onze concrete diensten vind je in de folder Vrijwilligerswerk